In vielen Unternehmen ist oftmals von verschwendeter Arbeitszeit durch wenig koordinierte Prozessabläufe zu hören. Nicht ausreichend koordinierte Geschäftsprozesse führen zu einem Mangel an Informationen bei bestimmten Mitarbeitern, die dann zusätzliche Zeit zur Beschaffung der benötigten Informationen, Dokumente oder Ansprechpartner benötigen. Wissenschaftliche Studien zum Thema Arbeitsorganisation sprechen von einer Verwendung von ca. 10-15% der täglichen Arbeitszeit im Büro für Suchvorgänge und Untersuchungen in Produktion oder Vertrieb würden wohl zu ähnlichen Zahlen führen.

VORLAGE:

Führen Sie die 5 S Methode mit dem 5S Audit Checklisten Paket erfolgreich ein

Im LEAN Managementkonzept werden Suchvorgänge daher auch als Blindleistung klassifiziert und sind möglichst zu vermeiden. Im Folgenden erfahren Sie, wie eine effiziente Arbeitsplatzorganisation nach der 5 S Methode, dieses Problem lösen kann, die Umsetzung Ihres Qualitätsmanagementsystem unterstützen kann und 5S Audits zur dauerhaften Implementierung der 5 S Methode beitragen können.

Ohne Sauberkeit keine Qualität

Obwohl typische Arbeitsprozesse und Geschäftsabläufe meist von Routine gekennzeichnet sind, kann man auch hier oftmals Verschwendung beobachten. Ein ordentliches Arbeitsumfeld ist Grundlage von Produkten und Dienstleistungen hoher Qualität, da so lange Wege, langes Suchen und auch Geld gespart werden können. Die 5 S Methode und 5S Audits verfolgen ebenfalls die Umsetzung und durchgängige Beibehaltung von Maßnahmen zur Gewährleistung von Sauberkeit am Arbeitsplatz.

Folgen schmutziger Arbeitsbereiche

Die 5 S Methode und 5S Audits bieten Möglichkeiten zur Verbesserung der Sauberkeit und Arbeitsorganisation um folgende Auswirkungen zu mindern oder ganz zu verhindern:

• geringes Wohlbefinden der Mitarbeiter durch schmutzige Fenster und Werkzeuge
• mangelnde Arbeitssicherheit durch erhöhte Sturzgefahr bei herumliegenden Gegenständen oder ausgelaufenen Flüssigkeiten
• häufige Maschinenausfälle bzw. –störungen verursacht durch mangelnde Wartung und Reinigung
• schlechte Wirkung auf die Kundenbindung bzw. -zufriedenheit, da Werke und Produktionsbereiche dem Kunden oder Lieferanten nicht vorgeführt werden können ohne das ein schlechter Eindruck entsteht

Die 5S Methode hilft bei weiteren Verbesserungen

Zur weiteren Optimierung der Abläufe im Unternehmen und für mehr Effizienz sollten Fehler und Verschwendung in Geschäftsprozessen schnellstens erkannt und behoben werden. Dies kann mit dem Konzept des kontinuierlichen Verbesserungsprozess KVP erfolgreich umgesetzt werden. Das Konzept KVP bedient sich zur Steigerung der Wertschöpfung im Unternehmen der 5 S Methode zur systematischen Optimierung der Arbeitsbereiche in Ihrem Unternehmen. Die 5 S Methode geht in fünf Schritten vor um eine effizientere und kostensenkende Arbeitsplatzorganisation zu ermöglichen und die anschließenden 5S Audits helfen dabei den Stand der Umsetzung der gewählten Maßnahmen zu bewerten.

• Weitere informationen zum Thema kontinuierlicher Verbesserungsprozess KVP finden Sie hier

1. Schritt: Seiri (Trennung der Spreu vom Weizen)

Im ersten Schritt der 5 S Methode und 5S Audits kommt es zur Erfassung aller Materialien und Werkzeuge des jeweiligen Arbeitsplatzes. Ziel ist es überflüssige Geräte vom Arbeitsplatz zu identifizieren und sie anschließend entfernen zu können, um so eine ordentliche Arbeitsumgebung zu schaffen. Doppelung, starke Verschmutzung oder Abnutzung und starke Beschädigung sind die Gründe für die Entnahme von Materialien und Werkzeugen aus dem laufenden Produktionsprozess.
Sollte es zu Unsicherheiten bei der Einschätzung über Notwendigkeit oder Verwendungshäufigkeit eines Werkzeugs kommen, empfiehlt sich die Verwendung des sogenannten „Red Tag“. Hierbei werden die betreffenden Werkzeuge markiert und in einem speziellen Bereich gelagert, um feststellen zu können, wie häufig das Werkzeug benötigt wird. Nach Ablauf einer festgelegten Frist ohne Nutzung wird das Werkzeug ebenfalls aus dem Prozess entnommen.

2. Schritt: Seiton (Schaffung sichtbarer Ordnung)

Bei Einsatz von 5 S Methode und 5S Audits werden die verbliebenen Werkzeuge nun nach Handhabbarkeit und Nutzungshäufigkeit angeordnet, um Zeitersparnis zu erreichen. Somit ist eine effektivere Arbeit möglich und die Produktivität steigt. Bei der Neuanordnung von Geräten und Gegenständen im Produktionsumfeld sind besondere gesetzliche Regelungen zu beachten, weshalb es sinnvoll ist hierfür einen Experten zur Unterstützung ins Boot zu holen. Die Gegenstände sollten zur Einordnung nach Klassen der Nutzungshäufigkeit eingeteilt werden. Also z. B. könnte man hier ständige, wöchentliche oder seltene Nutzung unterscheiden.

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3. Schritt: Seiso (Säuberung)

Im Unternehmen ist jeder Mitarbeiter für die Sauberkeit am Arbeitsplatz zuständig. Die 5 S Methode und 5 S Audits sehen die Regelung durch besondere Checklisten, Reinigungszyklen und genaue Zuständigkeiten vor, um eine durchgehende Reinigung, auch über verschiedene Schichten hinweg, gewährleisten zu können. Das Säubern erfüllt bei der 5 S Methode verschiedene Zielsetzungen, wie z. B. Steigerung der Arbeitssicherheit, Mängelerkennung durch vorbeugende Wartung, höhere Motivation der Mitarbeiter durch bessere Arbeitsbedingungen oder Verlängerung der Lebensdauer von Maschinen und Werkzeugen.

Feststellung der 5S Umsetzung durch Audits

Nutzen Sie interne 5S Audits um den Stand der Umsetzung der 5 S Methode in Ihrem Unternehmen feststellen und bewerten zu können. Mithilfe eines regelmäßigen 5S Audits lassen sich Problembereiche eingrenzen, die spezieller Maßnahmen bedürfen und lässt die Mitarbeiter an der Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation durch die eigenen Erfahrungen mitwirken. Während und kurz nach der Umsetzung der 5 S Methode in Ihrem Unternehmen sollten Sie monatlich interne 5S Audits durchführen, um dann später auf vier 5S Audits pro Jahr zu reduzieren.

Schritt 4: Seiketsi (Schaffung von Standards)

Die Festlegung von Standards ist besonders für die Bereiche Arbeitssicherheit, Sauberkeit, Ordnung und Verbesserungen wichtig, da hier festgelegt wird, wie ein Vorgang am besten und effektivsten erledigt werden kann. Standards können z. B. durch Beschreibungen, Skizzen oder Fotos visualisiert werden. So zeigt ein Foto am Arbeitsplatz dem Mitarbeiter das Ergebnis der Neuanordnung der Werkzeuge und hält ihn dazu an diese ebenfalls wieder so anzuordnen, nachdem er seine Arbeit beendet hat. So werden die Ergebnisse der Anwendung der 5 S Methode festgeschrieben und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht.

Schritt 5: Shitsuke (Sicherstellung von Selbstdisziplin)

In diesem Schritt werden, analog zum PDCA Zyklus, Überprüfungsintervalle festgelegt, in denen der gesamte Verbesserungsprozess, laut 5 S Methode und 5S Audits, wiederholt durchlaufen wird. Hierbei sollten die betroffenen Mitarbeiter direkt einbezogen werden. Der direkte Mitarbeiter kann durch seine persönlichen Erfahrungen für eine andere Perspektive sorgen, somit eventuell unentdeckte Schwächen erkennbar machen und dem Veränderungsprozess durch seine Mitarbeit eine höhere Akzeptanz und Nachhaltigkeit verleihen. Die bereits erwähnte Visualisierung von Standards, die die 5 S Methode ergeben hat, sorgt dafür, dass Abweichungen vom Soll-Zustand direkt deutlich werden und Kontrollmechanismen greifen können.

Zeitlicher Ablauf der 5S Methode

Meist bietet es sich an die 5 S Methode erst in einem einzelnen Bereich einzuführen, um anhand der Ergebnisse das Potenzial der Umsetzung der 5 S Methode und 5S Audits zu bewerten. Später kommt es dann zu einer flächendeckenden Umsetzung auf verschiedene oder alle Bereiche des Unternehmens. Bei der Umsetzung der 5 S Methode sollten konkrete Zielsetzungen getroffen werden, die als Anhaltspunkte zur Bewertung des Umsetzungsfortschritts genutzt werden können. Es gibt bestimmte Faktoren, die eine erfolgreiche Umsetzung der 5 S Methode erleichtern können:

• Schnelle Umsetzung, da ansonsten ein Rückfall zu alten Verhaltensweisen droht
• Einplanung von genügend Zeit, insbesondere bei den Schritten 1 und 2
• Beschaffung des nötigen Equipment zur Durchführung bereits im Vorfeld
• Mitarbeit und Vorbildfunktion der Vorgesetzten
• Verbindliche Vorgehensweise unter Berücksichtigung bestimmter Details, die von den Mitarbeitern selbst bestimmt werden
   

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